Diyelim ki uzun vadeli planlarımızı yaptık ve 3-5 yıllık ana stratejilerimizi belirledik. Böylece önümüzdeki sene sıkı bir biçimde takip edeceğimiz ana konular da belirlenmiş oldu. O halde sıra geldi bütçe hazırlıklarımızı başlatmaya.
Her bütçe dönemi, öncelikle detaylı bir bütçe takvimi hazırlanmasıyla birlikte start alır.
Bütçe takvimini hazırlama işi bütçe ekibinin işidir. Ancak her aşaması her ilgiliden görüş alınarak hazırlanmalı ve son haline yönetim onayı alınarak getirildikten sonra yayınlanmalıdır.
Üst yönetimin, her aşamasının yürütülmesi ve tamamlanmasında güçlü biçimde desteklemediği bir bütçe takvimi verimli şekilde işletilememeye mahkumdur. Verimli işlemeyen ve adımlarında öngörülemez gecikmeler yaşanan bir bütçe takvimi de bütün termin baskısını bütçe ekibinin üzerine bırakır. Sonunda da zamanında yetişmeyen bütçeden yine üst yönetim olumsuz etkilenir. Yeni yıla; satış ekiplerine hedefler dağıtılamadan başlama riski doğar.
Bütçe takviminiz iyi olursa bütçenizin de iyi olacağının bir garantisi yoktur ancak bütçe takviminiz iyi yapılandırılmamışsa bütçe sürecinizin sancılı geçeceği neredeyse kesindir.
İYİ BİR BÜTÇE TAKVİMİ NASIL YÖNETİLMELİ?
-Üst yönetim ile takip edilecek bir detay seviyesi belirlenmeli. Bunların altında da ekip liderleri ile takip edilecek alt aşamalar konumlandırılmalı.
-Takvimde her adımın sahibi, bilginin kime iletileceği ve ilgili adımın termini net olarak belirtilmelidir.
-Aşamaların birbirleriyle bağlantıları net olmalı ki, “Bu bilgiyi 1 hafta geç versem olur mu?” diye soranlara olası gecikmelerin sonuçlarını açıklamak mümkün olsun.
-Yukarıda bahsettiğim gibi ilk bütçe adımı, bütçe aşamalarının ve senenin ana stratejilerinin açıklandığı bütçe takvimi yayınıdır. Yine bütçe ekibinin sahibi olduğu ara adımlar da mevcuttur. Örneğin gider bütçe modellerinin bütçe sahiplerine iletilmesi gibi. Bu adımlarda bütçe ekibinden kaynaklı hiçbir gecikme olmamalı ki bütçe sahiplerinin ek süre taleplerinde bütçe ekibi iyi bir örnek olarak gerekli yönlendirmelerde bulunabilsin.
-Öngörülemeyen gecikmeler için; bütçe ekibinin bütçe sahiplerinden topladıkları rakamları bir araya getirip kendi analizlerini ekleme çalışmalarına gerekenden birkaç gün fazla süre ayrılmalı. Böylece; tüm uyarılara rağmen rakamlarını vermekte geciken ekipler olursa, bütçe ekibi kendi ek süresinden açığı kapatır ve sonraki adımda termine yetişebilir.
-İlk bütçe sunumu sonrası yönetimin isteyeceği bütçe revizyonlarının bütçeye uygulanması için yeterli vaktin ayrılacağı bir ek adım mutlaka bütçe takviminde yer almalıdır.
Bonus : Çalışan performans yönetimi yapılan şirketlerde bütçe takvimindeki terminlere uyum yönetici hedeflerinde yer almalıdır. Böylece bütçe sürecine aktif ve etkili katılım için ekipler daha gönüllü hale gelir.
Keyifli okumalar …
Yeni Nesil Bütçe hizmetlerimiz için tıklayabilirsiniz
https://www.grcmngmnt.com/yeni-nesil-butce-yonetimi
Mehmet Adanır, CMA | SMMM | MBA
Mehmet Adanır Yönetişim
Mehmet Bey , şirketler için çok faydalı olacak bir çalışmaya imza atıyorsunuz. Tebrik ederim.
Bütçe dönemlerinin sağlıklı şekilde ilerlemesi ya da daha gerçekçi bir bütçe için doğru bütçe varsayımları ve bu varsayımlarda çok taraflı mutabakat sağlanması da kritik noktalardır.
Bu konuyu da bütçe takvimi sonrasında detaylandırırsanız firmalar açısından yine çok faydalı olacaktır. Sevgiler saygılar